가령 거래처에 물품대금을 청구하며 장부의 미수금 잔액 한 줄을 냈는데, 상대방이 일부 물건은 받지 않았고 반품도 빠졌다고 다툰다면 무엇을 보여 줘야 할까. 장부에 숫자가 있다는 사실만으로 분쟁의 내용이 설명되지는 않는다. 그 잔액을 만든 각각의 거래와 공제 내역을 따라갈 수 있어야 상대방의 반박에도 답할 수 있다.
민사소송법 제202조는 법원이 변론 전체의 취지와 증거조사 결과를 참작해 논리와 경험의 법칙에 따라 사실주장의 진실 여부를 판단하도록 한다. 장부가 증거가 될 수 있어도, 특정 형식의 장부라는 이유만으로 기재된 잔액을 그대로 인정하도록 정한 규정은 아니다. 누가 언제 어떤 기초자료로 입력했는지가 그 내용을 평가하는 단서가 된다.
예를 들어 같은 날짜에 납품서에는 여러 품목이 적혔는데 거래처의 인수 확인은 일부 품목에만 있다면, 장부 총액을 되풀이하기보다 품목별 수량과 단가를 대조해야 한다. 세금계산서의 공급가액도 확인하되, 발행 기록만으로 실제 물품 인수에 관한 모든 다툼이 해결됐다고 보기는 어렵다. 운송내역과 인수 표시가 어떤 납품을 가리키는지 연결한다.
잔액 계산에서는 반품과 입금이 특히 중요하다. 반품 요청 메시지, 회수 확인서, 수정 계산서가 같은 물건과 날짜를 가리키는지 살피고 장부에서 어떻게 차감했는지 표시한다. 입금은 계좌내역의 날짜와 금액을 해당 거래에 연결하되, 여러 채무 중 어느 것에 충당할지 자체 장부만으로 임의 확정하지 않는다. 상대방이 보낸 정산 회신도 함께 읽는다.
제출할 자료는 거래일, 납품 항목, 인수 증거, 반품 · 입금과 잔액이 이어지도록 정리한다. 작성 후 바뀐 장부라면 수정 전후의 내용과 수정 이유도 보존한다. 이렇게 하면 장부 전체가 맞느냐는 막연한 다툼을 특정 납품의 존재나 특정 입금의 반영 여부로 좁힐 수 있고, 어느 부분의 증거가 부족한지도 드러난다.
