회사가 전자공고를 했다면 게시 당일의 화면을 한 장 저장한 것으로 확인을 끝내서는 안 된다. 상법 제289조 제5항은 전자적 방법으로 공고하는 경우 게시 기간과 게시 내용을 증명하도록 한다. 어떤 문장을 올렸는지와 그 내용이 언제부터 언제까지 게시됐는지가 모두 확인 대상이다.
화면 한 장은 그 시점에 보이는 내용을 확인하는 데 쓸 수 있지만, 그것만으로 필요한 기간 내내 같은 내용이 게시됐다고 설명하기는 어렵다. 공고 원문과 게시 시작 기록, 공개 기간에 관한 운영 기록을 함께 연결해야 하는 이유다. 특정 형식의 자료 하나만 법정 증명서라고 정한 것으로 읽기보다, 자료가 각각 무엇을 보여 주는지 확인해야 한다.
같은 조 제4항은 대통령령으로 정한 기간까지 계속 공고하도록 하고, 재무제표에는 별도로 정한 기간을 적용한다. 공고기간이 지난 뒤에도 누구나 내용을 열람할 수 있게 해야 한다는 단서도 둔다. 따라서 공고를 한 번 올렸다는 사실만 확인하거나 내부 보관본이 있으니 공개된 원문을 지워도 된다고 판단해서는 안 된다.
자료를 모을 때는 공고 제목과 원문, 공개를 시작한 날짜와 시각, 적용할 공고기간, 게시나 수정에 관한 기록을 나란히 정리한다. 화면 기록은 실제 표시 내용을, 게시 기록과 변경 이력은 그 내용이 공개된 경과를 확인하는 데 쓰인다. 공고 중 내용을 고쳤다면 최초 파일만 남겨 두지 말고 무엇을 언제 바꿨는지도 구별한다.
가상의 사례로, 홈페이지를 개편하면서 지난 공고의 주소가 사라졌다면 공고 파일을 직원 컴퓨터에서 찾았다는 사실만으로 사후 열람까지 확인된 것은 아니다. 외부 이용자가 실제로 그 내용을 볼 수 있는지 함께 살펴야 한다. 공고를 준비할 때부터 원문과 게시기간의 증거를 연결하고, 기간이 끝난 뒤 공개 열람 상태까지 확인해야 게시 완료라는 말과 법이 요구하는 증명을 맞출 수 있다.
