소송에 계약서 원본을 가져갔다가 법원이 보관하기로 했다면, 앞으로 그 원본이 어디에 있는지 확인할 수 있게 남겨 두는 것이 좋다. 나중에 다른 업무에서 원본을 요구받았을 때 “법원에 냈다”는 기억만으로는 어떤 문서를 어느 사건에 제출했는지 설명하기 어렵다. 사본과 제출 내역을 함께 보존할 필요가 있다.
민사소송법 제353조는 법원이 필요하다고 인정할 때 제출되거나 보내 온 문서를 맡아 둘 수 있도록 한다. 원본을 보여 주기만 한 경우와 실제 보관하게 된 경우는 구분해야 한다. 기일에 제시했다가 돌려받았다면 자신의 보관 기록을 남기고, 법원이 계속 맡는다면 해당 문서의 제목과 작성일, 장수 등 식별 항목을 확인한다.
민사소송규칙 제111조 제2항은 법원이 제353조에 따라 문서를 맡는 경우 제출한 사람이 요구하면 법원사무관 등이 보관증을 교부하도록 한다. 같은 조 제1항에 따라 제시받은 문서를 일시적으로 맡는 경우에도 이 규정이 적용된다. 따라서 자신의 원본을 법원이 맡게 됐다면 보관증 교부를 요청해 어느 문서가 보관 중인지 확인할 수 있다.
예컨대 계약서 본문과 별지를 함께 제출했는데 보관증에는 계약서라고만 적혔다면, 별지가 포함된 문서인지 제출 당시 내역과 대조해 둘 필요가 있다. 원본과 같은 사본을 남기고 제출일, 사건번호와 서증번호를 연결해 두면 이후 보관 상태를 문의할 때도 대상을 특정하기 쉽다. 보관증은 계약 내용의 진실을 인정한 증명서와는 용도가 다르다.
원본이 다시 필요해졌다면 담당 재판부에 현재 보관 여부와 필요한 절차를 확인한다. 보관증을 받았다고 원하는 날 바로 반환받는 권리까지 정해지는 것은 아니므로, 외부 제출기한이 있다면 미리 문의해야 한다. 제출 전 사본, 법원 보관증, 이후 반환 여부를 이어 기록하면 유일한 원본의 소재를 놓치는 일을 줄일 수 있다. 다른 당사자의 서류를 임의로 회수하는 문제와도 구별해야 한다.
