등기소에 직접 방문해 신청한다고 해서 필요한 도면도 언제나 종이로 내는 것은 아니다. 부동산등기규칙 제63조는 방문신청의 도면 역시 전자문서로 작성해 전산으로 송신하는 것을 원칙으로 정하면서, 신청 주체와 대리 방식에 따라 종이 도면을 낼 수 있는 예외를 둔다. 방문인지 전자신청인지와 도면을 어떤 방식으로 제공하는지는 구분해서 확인할 일이다.
상가 한 층의 일부에 전세권을 설정하려는 상황을 가정해 보자. 전세권 설정 범위가 부동산 일부라면 그 부분을 표시한 지적도나 건물도면을 첨부정보로 제공해야 한다(부동산등기규칙 제128조 제2항). 법무사에게 방문신청을 맡긴 경우, 신청서 자체를 서면으로 내더라도 도면까지 종이로 제출하는 예외에 당연히 해당하지는 않는다. 작성한 도면의 내용과 함께 송신 준비를 확인해야 하는 이유다.
방문 등기신청의 도면도 전자문서로 송신하는 것이 원칙이지만, 자연인이나 법인 아닌 사단 · 재단이 직접 신청하거나 자격자대리인 아닌 사람에게 맡겨 신청하면 서면 도면을 제출할 수 있다. 법무사나 변호사 같은 자격자대리인이 맡았다는 사정은 이 예외와 다르다. 또한 규칙이 정한 자연인과 법인 아닌 사단 · 재단의 예외를 법인이 직접 신청하는 경우에까지 넓혀 읽어서는 안 된다. 방문신청이라는 말만으로 서면 도면이 허용되는지 판단하지 않아야 한다.
신청을 준비할 때에는 도면이 필요한 등기인지, 신청인이 누구인지, 직접 신청하는지 대리인이 신청하는지를 먼저 정리해 보자. 그 뒤 전자문서 송신이 필요한 경우인지 서면 제출이 가능한 경우인지를 대조해야 한다. 예외에 따라 종이로 낼 수 있다는 것은 도면을 아예 생략할 수 있다는 뜻도 아니다. 계약서의 설정 범위와 도면에 표시한 구역이 같은지 확인하고, 전세권을 설정하려는 부분이 어느 층의 어디인지 식별되는지 살펴볼 필요가 있다. 도면의 내용과 제출방법을 각각 확인해야, 방문할 서류만 갖췄지만 필요한 도면 제공이 끝나지 않은 상태를 줄일 수 있다.
