주식회사의 설립을 준비한 발기인이라도 정관에 이름을 적었다는 사실만으로 주식인수 확인을 끝내서는 안 된다. 상법 제293조는 각 발기인이 서면으로 주식을 인수하도록 한다. 따라서 발기인 명단과 별개로, 각 사람이 어떤 주식을 인수하기로 했는지 보여 주는 서면을 확인해야 한다.
정관 작성과 주식인수는 확인하려는 내용이 다르다. 상법 제289조 제1항은 발기인들이 정관을 작성하고 각자 기명날인하거나 서명하도록 하며, 설립 시 발행하는 주식총수와 발기인의 성명 등도 정관에 적게 한다. 정관은 회사의 기본 사항을 정하는 문서이고, 서면인수는 각 발기인이 부담하는 인수 내용을 확인하는 절차다.
가상의 예로, 세 사람이 정관에 서명했지만 인수 문서에는 두 사람의 주식 수만 적혀 있는 경우를 생각해 보자. 세 번째 사람도 설립을 준비했다는 말이나 가족이라는 사정만으로 빠진 인수 내용을 채울 수는 없다. 발기인으로 참여한 사람마다 서면인수가 확인되는지, 인수한 주식 수는 얼마인지 대조해야 한다.
자료를 정리할 때는 정관의 발기인 표시, 각 발기인의 인수 서면, 설립 시 발행주식의 배분 내역을 나란히 놓는다. 정관은 누가 발기인으로 참여했는지 보여 주고, 인수 서면은 각자의 인수 의사를 확인하는 자료가 된다. 배분 내역은 개별 인수 주식의 합계가 설립 계획과 맞는지 검토하는 데 쓴다. 문서에 적힌 이름이 서로 다르거나 일부 인수분이 빠졌다면 먼저 그 이유를 확인한다.
이를 확인하지 않고 실제로 돈을 보낸 사람의 이름만으로 인수인을 정리하면, 설립서류에서 정한 주식 배분과 자금 내역이 어긋날 수 있다. 주식인수 서면과 납입자료가 각각 무엇을 증명하는지 구분해야 한다. 설립등기 서류를 모으는 단계에서는 정관에 모두 서명했는지만 묻지 말고, 발기인 한 사람씩 인수 내용과 그 근거가 되는 서면까지 연결해 두어야 한다.
