회사에 준비금이 많이 쌓였다고 그 전액을 줄일 수 있다고 생각해서는 안 된다. 상법 제461조의2는 적립된 자본준비금과 이익준비금의 총액이 자본금의 1.5배를 넘으면, 주주총회 결의로 그 초과액 범위에서 준비금을 감액할 수 있도록 한다. 준비금이 있다는 사실과 줄일 수 있는 금액이 있다는 것은 다르다.
먼저 자본준비금과 이익준비금을 합한 총액을 자본금과 비교한다. 각각의 계정이 자본금보다 큰지만 보는 규정이 아니며, 회사의 현금 잔액을 기준으로 삼는 것도 아니다. 합계가 자본금의 1.5배를 넘는지와 넘는 금액이 얼마인지를 따로 계산해야 한다. 초과액이 있다고 나머지 준비금까지 모두 감액할 수 있는 것은 아니다.
준비금을 자본금으로 옮기는 무상증자와도 구별한다. 제461조의2에 따른 감소를 검토하는 것이라면 어떤 준비금을 얼마만큼 감액할지와 주주총회가 그 내용을 결의했는지를 확인해야 한다. 과거에 준비금 자본전입을 결의한 의사록이나 주식 수가 늘었다는 자료를 이번 준비금 감소의 근거로 그대로 쓸 수는 없다.
감소 결의만으로 주주가 받을 배당금까지 자동으로 확정되는 것도 아니다. 상법 제462조는 배당가능 한도와 배당을 정하는 절차를 별도로 둔다. 준비금을 감액하는 회계상 결정과 실제 주주에게 재산을 지급하는 결정을 나누어 보아야 한다. 배당까지 계획한다면 감소 후 재무상태와 배당 결의가 법정 기준에 맞는지 다시 확인한다.
자료는 현재 자본금과 준비금 잔액을 보여 주는 재무제표 및 계정 내역, 감소액 계산 자료, 주주총회 의사록이다. 재무자료는 비교할 기준과 적립액을, 계산 자료는 법정 초과 범위를, 의사록은 실제 결정한 감소 대상을 보여 준다. 잔액의 성격을 확인하지 않고 남는 돈이라는 이름으로 묶어 지급하지 말아야 한다. 먼저 법정 준비금의 합계와 자본금을 대조하고 초과액 안에서 감소를 결정한 뒤, 그다음 자금을 어떻게 사용할지 별도 절차에 맞춰 검토한다.
