감사가 회의를 열 필요가 있다고 판단해도 이사회와 주주총회를 같은 방식으로 직접 소집해서는 안 된다. 상법은 감사에게 두 회의의 소집을 청구할 권한을 주면서, 회사가 응하지 않을 때의 후속 절차를 다르게 정한다. 여기서는 이사회가 구성된 회사에 감사가 선임돼 있는 경우를 살핀다.
이사회는 상법 제412조의4에 따른다. 감사는 목적사항과 소집이유를 적은 서면을 이사에게 제출해 소집을 청구할 수 있고, 소집권자가 정해져 있으면 그 사람에게 낸다. 청구했는데 이사가 지체 없이 이사회를 소집하지 않으면 청구한 감사가 이사회를 소집할 수 있다. 감사라는 직함만으로 앞선 청구 단계를 건너뛰는 규정은 아니다.
임시주주총회는 상법 제412조의3을 확인한다. 감사는 회의 목적사항과 소집이유를 적은 서면을 이사회에 제출해 소집을 청구한다. 이 경우 같은 조 제2항은 제366조 제2항을 준용한다. 지체 없이 총회소집 절차를 밟지 않으면 법원의 허가를 받아 소집하는 구조이므로, 이사회 때처럼 곧바로 감사가 직접 총회를 열면 된다고 옮겨 읽어서는 안 된다.
가상의 예로, 감사가 문제 거래를 논의할 이사회를 요구했는지, 임원 선임 등을 다룰 주주총회를 요구했는지에 따라 청구서와 이후 확인할 자료가 달라진다. 회의의 이름만 바꾸기보다 그 기관에서 무엇을 논의하려는지 먼저 분명히 정리해야 한다. 소집청구에 찬성하지 않는다는 회사의 입장과 실제로 어떤 절차를 밟았는지도 나누어 본다.
준비할 자료는 감사의 선임 자료, 정관과 이사회 소집권자 지정 자료, 서면 청구서와 전달 기록, 회사의 회신 및 소집 진행 내역이다. 선임 자료는 청구 주체를, 청구서는 목적과 이유를, 회신과 일정은 그 뒤 절차를 확인하는 데 쓰인다. 일정한 며칠만 기다리면 자동으로 직접 소집할 수 있다고 정하지 말고, 요구한 회의와 법정 후속 절차를 맞춰 진행해야 한다.
