회사 돈이 어디에 쓰였는지 확인하려는 주주라면 정관이나 주주명부를 달라는 요청과 회계장부 열람청구를 구별해야 한다. 상법 제466조 제1항은 발행주식총수의 3% 이상을 가진 주주가 이유를 붙인 서면으로 회계 장부와 서류의 열람 또는 등사를 청구할 수 있도록 한다. 여기서는 비상장 주식회사의 일반 규정을 기준으로 한다.
확인할 것은 지분과 청구 이유, 보고 싶은 자료다. 주주라는 사실만 말하고 회사의 모든 파일을 달라고 요구하기보다, 어떤 회계 처리를 왜 확인하려는지 서면에 연결해야 한다. 가상의 예로, 특정 거래의 지급 내역과 장부 기록이 맞는지 확인하려 한다면 거래 내용과 대상 기간, 관련 장부 및 근거 서류를 구분해 정리하는 방식이다.
주주명부와 보유주식 자료는 3% 요건을 확인하는 데 쓰이고, 문제가 된 거래계약서나 이미 받은 결산 자료는 열람을 요구하는 이유를 설명하는 데 쓴다. 청구서에는 필요한 장부와 서류가 무엇인지 드러나게 적어야 회사의 답변도 어떤 자료에 관한 것인지 확인할 수 있다. 의심된다는 표현만 남기면 요청의 목적과 범위가 흐려진다.
회사가 싫다고 하면 언제든 거절할 수 있는 것은 아니다. 제466조 제2항은 회사가 그 청구의 부당함을 증명하지 못하면 거부할 수 없다고 정한다. 반대로 주주가 요청했다는 사실만으로 청구의 이유나 범위를 아무렇게나 정해도 된다는 뜻도 아니다. 청구 내용과 회사가 밝힌 거절 사유를 각각 문서로 대조해야 한다.
따라서 먼저 지분 요건과 확인할 회계 문제를 정리해 서면으로 청구하고, 제출한 원문과 전달 기록, 회사의 회신을 보관한다. 청구서는 무엇을 요구했는지를, 회신은 어떤 이유로 어떤 자료를 내주지 않았는지를 보여 준다. 회계장부를 보고 싶은 목적을 주주권 행사와 연결하고 필요한 범위를 특정해야, 단순한 정보 문의로 끝내지 않고 법정 열람 · 등사청구가 제대로 이루어졌는지 확인할 수 있다.
