정기주주총회에 원하는 안건을 올리려면 회사가 올해 총회 날짜를 공지할 때까지 기다려서는 늦을 수 있다. 상법 제363조의2 제1항은 의결권 없는 주식을 제외한 발행주식총수의 3% 이상을 가진 주주가 총회일 6주 전에 서면이나 전자문서로 주주제안을 할 수 있도록 한다. 여기서는 이사회가 구성된 비상장 주식회사의 일반 규정을 살핀다.
특히 정기총회의 날짜 기준을 주의해야 한다. 이 조문은 정기총회라면 직전 연도의 정기총회일에 해당하는 그해의 날을 기준으로 삼는다. 올해 회사가 공지한 개최일만 보고 6주를 거꾸로 계산하면 법이 따로 정한 기준을 놓칠 수 있다. 작년 의사록에서 실제 정기총회일을 확인하는 일이 먼저다.
주주제안은 총회를 새로 열어 달라는 소집청구와 다르다. 일정한 사항을 총회의 목적사항으로 삼아 달라는 것이며, 제2항에 따라 자신이 제출한 의안의 요령을 소집통지에 적어 달라고 청구할 수도 있다. 단지 대표에게 관심사를 이야기하거나 총회 당일 의견을 내는 것과 같은 절차로 생각해서는 안 된다.
준비할 자료는 주주명부와 보유주식 자료, 작년 정기총회 의사록, 제안서와 제출 기록이다. 주식 자료는 법정 비율을 충족하는지, 의사록은 기한 계산의 기준을, 제안서는 무엇을 안건으로 삼고 어떤 의안을 알리려는지 보여 준다. 제출 일자와 상대방에게 전달한 내용도 확인할 수 있게 남긴다.
기한을 맞췄다고 어떤 내용이든 자동으로 안건이 되는 것은 아니다. 제3항은 법령 · 정관 위반이나 대통령령이 정한 경우를 제외하도록 한다. 따라서 먼저 제안하는 사항과 의안의 내용을 분명히 하고 지분 · 날짜 · 제출 방식을 갖춘다. 회사의 소집통지는 그보다 뒤에 오는 절차이므로, 통지서를 받은 뒤 안건 추가를 준비하는 순서가 맞는지부터 다시 확인해야 한다.
