소유권이전등기 필요서류 — 누가 무엇을 떼고, 유효기간은 언제까지인가

들어가며

「서류 뭐 떼 오면 되나요.」 잔금일을 앞두고 가장 많이 듣는 질문이다. 목록만 던지면 될 것 같지만, 실제로는 누가 · 어떤 종류로 · 언제까지 유효한 것을 떼느냐에서 갈린다.

이 글은 매매로 소유권이전등기를 할 때 매도인과 매수인이 각각 준비할 서류를 발급처와 유효기간까지 정리한다. 절차 전체의 흐름과 기한은 소유권이전등기 절차 편에서 다뤘다.

먼저 하나만 짚어 둔다. 서류가 하나 비면 그날 접수가 안 되고, 접수가 밀리면 순위가 밀린다. 등기의 순위는 접수번호로 정해지기 때문이다.

등기신청에 무엇을 내야 하나 — 법이 첨부정보 목록을 정해 두었다

등기를 신청할 때 함께 내야 하는 정보는 대법원규칙에 열거되어 있다. 등기원인을 증명하는 정보, 제3자의 허가 · 동의 · 승낙이 필요하면 이를 증명하는 정보, 대리인이 신청하는 경우 그 권한을 증명하는 정보, 등기권리자의 주소와 주민등록번호를 증명하는 정보가 그것이다(부동산등기규칙 제46조 제1항).

소유권이전등기에는 두 가지가 더 붙는다. 하나는 등기의무자의 주소를 증명하는 정보이고(같은 항 제6호 단서), 다른 하나는 토지대장 · 임야대장 · 건축물대장처럼 부동산의 표시를 증명하는 정보다(같은 항 제7호).

여기에 자격자대리인이 신청하는 경우가 따로 규정되어 있다. 변호사나 법무사가 공동신청 사건을 대리할 때에는 주민등록증 · 인감증명서 등으로 위임인이 등기의무자 본인인지를 확인하고 자필서명한 정보를 함께 제출해야 한다(같은 항 제8호). 서류만 받아서 처리하는 것이 아니라 사람을 확인한다는 뜻이다.

매도인이 챙길 것은 무엇인가 — 등기필정보 · 매도용 인감증명서 · 초본 · 인감도장

매도인은 소유권을 넘겨주는 쪽, 곧 등기의무자다. 소유권의 등기명의인이 등기의무자로서 등기를 신청하는 경우에는 등기의무자의 인감증명을 제출해야 하고, 신청서나 위임장에 그 인감을 날인해야 한다(부동산등기규칙 제60조 제1항 제1호).

매도용 인감증명서는 일반 인감증명서와 다른 서류다. 부동산 매도용으로 발급받으려면 매수인의 성명 · 주소 · 주민등록번호(법인이면 법인명 · 소재지 · 법인등록번호)를 관계공무원에게 알려 그 기재사항을 확인한 뒤 발급신청자 서명란에 서명해야 한다(인감증명법 시행령 제13조 제3항). 매수인이 정해지기 전에는 뗄 수 없다는 뜻이기도 하다.

등기에 낼 인감증명서는 정부24에서 뗄 수 없다. 시행령은 전자민원창구를 통한 전자문서 발급 대상에서 부동산 매도용과 자동차 매도용을 빼고, 거기에 더해 송무 · 등기 · 공탁 또는 집행 등을 위해 법원에 제출하려는 경우도 제외한다(같은 영 제13조 제2항 제5호 가목). 등기소는 법원이므로 용도가 매도용이든 아니든 결과는 같다. 온라인으로 출력해 온 인감증명서를 들고 오시는 분이 있는데, 그 서류로는 등기를 접수하지 못한다. 협의분할 상속등기에 필요한 상속인 전원의 인감증명서도 마찬가지다.

주민등록초본은 「주소 변동 이력 전부 포함」으로 떼야 한다. 등기부에 적힌 매도인 주소와 지금 주소가 다르면 같은 사람임을 증명해야 하는데, 현재 주소만 나오는 초본으로는 그 연결이 되지 않는다. 이 경우 등기명의인표시변경등기를 소유권이전과 함께 신청한다.

매수인이 챙길 것은 무엇인가 — 등본 · 도장 · 세금

매수인은 등기를 받는 쪽, 곧 등기권리자다. 새로 등기명의인이 되므로 주소와 주민등록번호를 증명하는 정보를 내야 한다(부동산등기규칙 제46조 제1항 제6호). 매수인에게는 인감도장이 필요 없고, 일반 도장으로 충분하다.

주민등록등본은 주민등록번호가 모두 나오게 발급해야 한다. 뒷자리가 가려진 등본을 가져오면 등기부에 기록할 등록번호를 확인할 수 없어 다시 떼야 한다. 무인발급기에서는 기본값이 뒷자리 미표시인 경우가 있으니 발급 화면에서 선택해야 한다.

서류에도 유효기간이 있나 — 발행일부터 3개월이다

등기신청서에 첨부하는 서류 중 상당수에는 유효기간이 있다. 인감증명, 법인등기사항증명서, 주민등록표 등본 · 초본, 가족관계등록사항별증명서, 건축물대장 · 토지대장 · 임야대장 등본은 발행일부터 3개월 이내의 것이어야 한다(부동산등기규칙 제62조).

이 3개월이, 실무에서는 종종 문제를 만든다. 계약을 하고 잔금까지 기간이 긴 거래에서, 계약 무렵에 미리 떼어 둔 인감증명서가 잔금일에는 기한을 넘겨 버리는 것이다. 특히 중도금이 여러 차례 나뉜 거래나 대출 심사가 길어진 거래에서 자주 생긴다.

그래서 서류는 잔금일에 가깝게 떼는 것이 원칙이다. 매도인에게 서류를 미리 부탁해 두더라도, 발급은 잔금일 1~2주 안쪽으로 잡는다. 반대로 잔금 당일 아침에 떼러 가는 것도 위험하다. 발급기관이 붐비거나 매도인의 신분 문제가 드러나면, 그날 접수는 그대로 무산된다.

사례별로 서류가 어떻게 달라지나 — 상속 · 법인 · 미성년자

매도인이 개인이 아니거나 사정이 다르면, 준비할 서류도 달라진다. 실무에서 자주 만나는 네 가지를 정리하면 이렇다.

상속 부동산 매매가 가장 자주 걸린다. 등기부상 소유자가 이미 사망한 사람인데 상속등기를 하지 않은 채 매매계약부터 하는 경우가 있다. 상속으로 소유권 자체는 상속인에게 넘어가지만, 등기를 하지 않으면 처분하지 못한다(민법 제187조 단서). 상속등기를 먼저 마쳐야 매수인 앞으로 이전등기가 된다. 관련 절차와 비용은 상속등기 비용 편에 정리해 두었다.

실무에서 서류 때문에 접수가 밀리는 이유는 무엇인가

사무소에서 잔금일 접수가 무산되는 사유는 몇 가지로 좁혀진다. 아래 표의 왼쪽이 실제로 벌어지는 일이고, 오른쪽이 사전에 해 두는 일이다.

등기필정보 분실은 잔금일이 아니라, 계약 단계에서 확인해야 한다. 잔금일 당일에 알게 되면 그날 처리가 어렵다. 등기필정보가 없으면 세 가지 길이 있다. 등기의무자가 등기소에 출석해 등기관의 확인을 받거나, 자격자대리인이 본인을 확인하고 작성한 확인서면을 내거나, 신청서의 등기의무자 작성부분에 공증을 받는 것이다(부동산등기법 제51조). 실무에서는 확인서면을 가장 많이 쓰는데, 본인을 직접 만나야 작성할 수 있으므로 일정을 따로 잡아야 한다.

등기필증이 왜 중요한지는 판례에서도 드러난다. 대법원은 어느 임야의 소유권이전등기 사건에서, 등기명의자가 아닌 사람이 등기필증을 계속 소지해 온 사정 등을 종합해 그 등기의 권리추정력이 깨졌다고 판단했다(대법원 2005. 9. 29. 선고 2003다40651 판결). 등기필정보는 단순한 종이 한 장이 아니라 권리관계를 보여주는 자료로 취급된다.

정리 — 잔금일 전에 이 순서로 확인한다

소유권이전등기 필요서류는 결국 세 가지를 증명하기 위한 것이다. 누가 파는지(등기의무자 본인 확인), 누가 사는지(등기권리자 주소 · 번호), 무엇을 파는지(부동산 표시). 목록이 길어 보여도 이 셋으로 묶으면 빠뜨릴 것이 없다.

1. 계약 시점 — 매도인에게 등기필정보 소지 여부를 확인한다. 없으면 확인서면 일정을 잡는다.
2. 잔금 2주 전 — 매수인 인적사항을 매도인에게 전달하고 매도용 인감증명서를 요청한다.
3. 잔금 1주 전 — 초본(주소 변동 이력 전부) · 대장 · 등기부를 발급해 표시가 일치하는지 대조한다.
4. 잔금 전날 — 3개월 유효기간을 넘긴 서류가 없는지 다시 본다.
5. 잔금 당일 — 등기부를 재발급해 새 권리가 없는지 확인하고, 취득세를 납부한 뒤 접수한다.

서류 준비는 하루면 되고, 서류 하나가 빠지면 한 달이 밀린다. 먼저 확인하는 쪽이 언제나 싸다.

자주 묻는 질문