회사 명의 부동산을 팔 때에는 인감증명을 종이로 제출하는 방법 외에 전자인감증명서 발급증을 내는 방법도 있다. 부동산등기규칙 제61조의2가 정한 대체 경로다. 다만 기존 종이 인감증명서를 스캔한 파일이나 화면을 출력한 종이를 모두 전자인감 발급증으로 취급하는 것은 아니므로, 준비한 자료가 법이 정한 발급증인지부터 확인할 필요가 있다.
회사가 이미 상업등기규칙에 따른 전자인감증명서를 발급받았고, 회사 소유 건물의 이전등기를 준비하는 상황을 가정해 보자. 부동산등기규칙 제61조 제1항은 인감증명을 내야 하는 법인의 경우 등기소의 증명을 받은 대표자의 인감증명을 제출하도록 정한다. 이때 전자인감증명서 발급증을 활용하는 특례가 있는 것이지 대표자 표시나 등기신청의 다른 첨부정보까지 생략되는 것은 아니다.
부동산등기규칙 제61조 제1항에 따라 인감증명을 내야 하는 법인이 상업등기규칙의 전자인감증명서를 발급받았다면, 그 인감증명 대신 규정된 전자인감증명서 발급증을 제출할 수 있다. 상업등기규칙 제1조의2 제5호의 전자인감증명서는 발급절차를 거쳐 시스템에 저장된 인감제출자와 인감 등에 관한 정보다. 자신이 보관하던 문서를 임의로 전자파일로 바꾼 것과는 구분된다. 신청서에 적힌 법인과 대표자, 발급증이 연결하는 정보가 같은지를 대조할 일이다.
상업등기규칙 제42조의3 제1항은 발급확인번호 등이 포함된 발급증을 발급시스템에서 받아 제출하는 활용 방법을 정한다. 같은 조 제2항에 따르면 제출받은 지정 행정기관등은 확인번호 등을 입력해 전자인감증명서를 확인할 수 있지만, 이를 출력한 출력물에는 전자인감증명서의 효력이 없다. 따라서 담당자에게 보낸 일반 사본과 공식 발급증 중 어느 자료를 등기신청에 제공할 것인지 구분해야 한다. 등기 준비 시에는 실제 발급받은 자료의 종류와 확인번호, 법인 및 대표자 정보를 확인하고, 접수에 사용할 대체자료가 규칙에서 정한 발급증인지 맞춰 보자.
