먼저 결론
이사는 정관 · 주주총회 의사록을 본점과 지점에, 주주명부 · 사채원부를 본점에 갖춰 두어야 한다. 주주와 회사채권자는 영업시간 안이면 언제든지 회사에 열람 · 등사(복사)를 청구할 수 있다(상법 제396조). 누가 주주인지는 등기사항이 아니어서(상법 제317조 제2항) 등기사항증명서에 나오지 않는다.
회사가 거절하면
- 회사는 청구에 정당한 목적이 없는 등의 특별한 사정이 없으면 거절할 수 없고, 정당한 목적이 없다는 점은 회사가 증명해야 한다(대법원 2017. 11. 9. 선고 2015다235841 판결).
- 주주명부 열람 · 등사 가처분은 주주가 회사만을 채무자로 신청할 수 있다(대법원 2023. 5. 23. 자 2022마6500 결정).
- 서류를 갖춰 두지 않거나 정당한 사유 없이 열람 · 등사를 거부한 이사 등은 500만원 이하의 과태료 대상이다(상법 제635조 제1항 제4호 · 제24호).
이사회 의사록은 다르다
이사회 의사록은 주주만 청구할 수 있고, 회사가 이유를 붙여 거절하면 주주는 법원의 허가를 받아 열람 · 등사한다(상법 제391조의3 제3항 · 제4항).
등기소에 있는 서류
설립등기 때 낸 정관과 변경등기 때 낸 주주총회 의사록은 등기소 부속서류다(상업등기규칙 제128조 제2항 · 제129조 제1호). 부속서류는 이해관계 있는 부분만 열람할 수 있고, 열람신청서에 이해관계 사유를 적거나 그 서면을 붙이고 대리인은 위임장도 붙인다(상업등기법 제15조 제1항 단서, 상업등기규칙 제26조 제2항 · 제28조 제2항). 종이 서류는 관할 등기소에서 열람하고(상업등기규칙 제26조 제3항), 인증 사본은 없고 사진촬영 · 단순 사본은 허용될 수 있다(등기예규 제680호). 전자증명서를 받은 대표자는 인터넷등기소에서도 열람한다(상업등기규칙 제28조의2 제2항). 종이 부속서류는 접수한 다음 해부터 5년간 보존한다(상업등기규칙 제25조 제1항 제7호 · 제2항).
