가상의 협동조합 하나를 놓고 보자. 협동조합 기본법에 따라 설립한 갑 협동조합은 정관에서 회계연도를 1월 1일부터 12월 31일까지로 정했다. 매달 가입과 탈퇴가 이어져 출자 총좌수와 납입 출자금 총액이 수시로 바뀌고, 3월에는 이사 1명도 새로 뽑았다. 이사장은 가입·탈퇴 때마다 변경등기를 해야 하는지 묻는다.
출자 총좌수와 납입한 출자금의 총액은 설립등기 사항이다(협동조합 기본법 제61조 제2항 제2호). 등기사항이 바뀌면 21일 이내에 변경등기를 하는 것이 원칙이지만(협동조합 기본법 제64조 제1항), 이 항목만은 회계연도 말을 기준으로 그 회계연도가 끝난 후 3개월 이내에 등기한다(협동조합 기본법 제64조 제2항). 갑 조합은 12월 31일 현재의 좌수와 총액으로 다음 해 3월 31일까지 한 번 신청하면 된다. 회계연도는 정관으로 정하므로(협동조합 기본법 제47조 제1항) 기준일은 정관에서 본다.
다른 변경까지 미뤄지지는 않는다. 임원의 성명·주민등록번호도 등기사항이어서(협동조합 기본법 제61조 제2항 제4호) 새 이사는 21일 원칙대로 등기한다. 어느 등기든 이사장이 신청하고 변경을 증명하는 서류를 붙인다(협동조합 기본법 제64조 제3항·제4항).
출자 1좌의 금액을 줄이기로 의결한 경우는 절차가 더 있다. 14일 이내에 재무상태표를 만들고 30일 이상의 기간을 정해 채권자 이의를 공고하며 아는 채권자에게는 따로 최고한다(협동조합 기본법 제53조). 이의한 채권자에게는 변제하거나 담보를 제공하고(협동조합 기본법 제54조 제2항), 변경등기 신청서에 공고·최고와 변제·담보 제공을 증명하는 서류를 붙인다(협동조합 기본법 제64조 제5항).
등기를 게을리한 임직원에게는 100만원 이하의 과태료가 부과될 수 있다(협동조합 기본법 제119조 제3항 제1호).
이사장은 연말에 조합원 명부와 출자금 납입 기록으로 좌수와 총액을 확정해 결산 일정에 등기 기한을 넣고, 임원 변경은 21일 기한으로 따로 챙긴다.
